Система управления офисными активами — зачем она нужна вашему бизнесу?

Источник изображения - Robert Ignasiak

Как показывает статистика, ежегодно компании теряют до 50 млрд. долларов США из-за воровства своего персонала. Поразительно, но примерно 75% работников офиса хотя бы однажды воровали у собственного работодателя, причем треть от всех краж происходит из-за отсутствия внутреннего контроля. Чтобы избежать этих проблем, целесообразно использовать системы управления офисными активами. Внедрение современной системы трекинга в режиме реального времени позволяет снизить вероятность кражи/потери активов и повысить эффективность работы сотрудников.

Что представляет собой система отслеживания офисных активов?

Система отслеживания активов в офисе представляет собой программное обеспечение, которое помогает руководству контролировать свои активы и другие объекты внутри помещений. С ее помощью представители бизнеса могут определять, каким имуществом они владеют, где оно расположено, куда перемещается и когда требует замены/обновления. Внедрение платформы в инфраструктуру предприятия дает полное представление об активах и снижает вероятность их кражи.

В офисах можно контролировать любые предметы и оборудование, в том числе:

• мебель – столы, стулья, шкафы, сейфы;
• персональные компьютеры и ноутбуки;
• принтеры;
• сканеры;
• копировальные аппараты;
• факсы;
• доски;
• серверы;
• другие устройства.

Программное обеспечение для управления офисными активами легко настраивается под потребности конкретной организации и дает полное представление о текущем состоянии отслеживаемого имущества.

Преимущества использования системы управления офисными активами для бизнеса

Современные решения для управления активами помогают офисам тщательно отслеживать собственное или арендованное имущество. С их помощью можно определять местоположение любого предмета в реальном времени и предупреждать его вынос за территорию. Внедрение системы обеспечивает бизнесу широкий спектр преимуществ:

• прямая видимость и контроль устройств;
• повышение точности управления запасами;
• контроль общего состояния оборудования;
• возможность формировать отчеты о состоянии активов в режиме реального времени;
• упрощение рабочих процессов;
• быстрый поиск устройств в границах офиса;
• детальная аналитика использования и перемещения имущества для оптимизации бизнес-процессов;
• улучшение эффективности закупок.

Несмотря на то, что внедрение платформы требует определенных затрат, в конечном итоге оно будет рентабельным. Благодаря применению системы трекинга представители бизнеса могут снизить свои отчисления на непредвиденный ремонт оборудования или его замену в случае кражи, а также повысить производительность техники и минимизировать сопутствующие накладные расходы.

Технологии и оборудование для реализации системы трекинга активов

Система мониторинга работает на базе специальных датчиков (маячков, меток), которые устанавливаются внутри помещения и с определенными интервалами рассылают радиосигналы. Это могут быть как стационарные устройства, так и переносимое оборудование (смартфоны, трекеры, браслеты и др.), применяемое для вычисления геолокации конкретного объекта. В процессе своей работы датчики сообщаются со считывающими устройствами, которые передают данные от них на сервера и обеспечивают обмен информацией между тегами.

Чаще всего для реализации системы используют Bluetooth® Low Energy – технологию беспроводной сети, которая была разработана для снижения энергопотребления оборудования в сравнении с традиционным Bluetooth®. Ее использование обеспечивает высокую скорость передачи данных, гарантирует хорошую рентабельность вложенных средств и позволяет контролировать активы с удивительной точностью – до 1 метра.

Компания "Навигационные решения" предлагает пользователям цифровую платформу трекинга, которая предоставляет широкий набор функций для определения местоположения объектов, их отслеживания и мониторинга. После внедрения платформа принимает информацию от считывающих устройств, обрабатывает ее и передает пользователям готовые данные, которые могут отображаться на экране ПК или смартфона.

Цифровая платформа трекинга

Система мониторинга и позиционирования персонала и активов, представляющая собой веб-сервис на базе RTLS-технологий.

Читать

В процессе функционирования система строит карты помещений в офисе, демонстрирует пользователям разные зоны доступа и полностью сохраняет историю мониторинга. Руководителю достаточно посмотреть на карту, чтобы увидеть, где находится отслеживаемый предмет и куда он перемещается в данный момент. Если актив пересекает границы офиса и «уходит» за пределы его территории, система тут же направляет пользователю соответствующее уведомление.

Возможности системы трекинга активов

Система управления офисными активами обладает широким функционалом. При внедрении в инфраструктуру компании она предоставляет множество полезных возможностей, позволяющих контролировать имущество и предупреждать его кражи.

Полный контроль и учет активов внутри платформы

В отличие от электронных таблиц или документов на бумажных носителях, платформа способна обеспечивать исчерпывающий учет активов. С ее помощью можно легко получить большое количество информации:

• дата покупки имущества;
• срок его действия;
• стоимость;
• дата и время доступа того или иного сотрудника к активу;
• даты проверки, ремонта или технического обслуживания, и др.

Платформа обеспечивает круглосуточный контроль имущества и гарантирует, что информация о его перемещении будет всегда под рукой. Иными словами, если компании потребуется учет или аудит, специалисты могут всегда использовать историю для определения «жизнеспособности» предприятия.

Эффективное планирование запасов менеджерами

Посредством платформы можно легко управлять запасами офиса. Если активы постоянно отслеживаются, это существенно упрощает планирование сумм, которые будут затрачены в будущем на покупку нового имущества. Благодаря централизованному управлению, можно регулярно проверять состояние техники или программного обеспечения, просматривать информацию по инвентаризации и на основании полученных данных планировать свой бюджет.

При внедрении системы менеджеры получают возможность более точно определять, необходимо ли пополнять запасы и когда это делать. Специалистам легче выявлять текущую стоимость активов, принимать решения о необходимости возобновления или продления договоров с поставщиками.

Сведение к минимуму потерь активов за счет точного определения местоположения

Использование программного обеспечения помогает предупреждать утрату активов. Система обеспечивает постоянный мониторинг имущества, поэтому компания может избежать неправильного хранения, краж со стороны сотрудников, грабежа или вандализма от посторонних лиц. Регулярно отслеживая активы, пользователи могут не просто минимизировать материальные потери, но и сохранять ценную информацию. Офисные активы включают в себя ПК, ноутбуки, сервера, которые представляют ценность не только как вещь, но и как интеллектуальная собственность. Их кража может нанести серьезный ущерб, тогда как мониторинг техники позволяет исключить потерю данных.

Обнаружение активов в режиме реального времени

Немаловажным преимуществом программного обеспечения является возможность обнаружения активов в реальном времени. Его использование позволяет проводить точную инвентаризацию имущества и осуществлять более эффективное управление запасами. Ранее все данные о собственности приходилось записывать вручную или в виде электронных таблиц, а это всегда чревато неточностями. Сейчас же достаточно использовать автоматизированные инструменты управления, чтобы сохранять историю и с легкостью находить нужный актив даже в очень большом офисном здании.

Возможности системы по мониторингу в реальном времени позволяют:

• быстро выявлять технические или структурные проблемы отслеживаемой техники;
• поддерживать рабочее состояние оборудования;
• контролировать и минимизировать угрозы безопасности;
• активно защищаться от кибератак;
• обеспечивать конфиденциальность информации;
• безопасно передавать данные в облако;
• сокращать расходы на хранение данных.

Быстрое получение любой информации об активе

Благодаря платформе по управлению активами, компаниям существенно легче вести учет своего офисного имущества. Система моментально предоставляет пользователям любую нужную информацию – от даты покупки оборудования до его текущего состояния. С помощью программного обеспечения можно строить любые отчеты и анализировать данные. Если актив продается или идет на списание, эта информация автоматически записывается в журнал.

Получение push-уведомлений в случае выноса оборудования за территорию здания

Возможности технологии позволяют руководству компании получать моментальные push-уведомления о перемещениях активов. Если отслеживаемое имущество выходит за пределы установленной зоны доступа или покидает территорию офисного здания, на смартфон пользователя тут же приходит соответствующее сообщение. Благодаря этому можно оперативно отреагировать на внештатную ситуацию и предупредить кражу имущества.

Если вы хотите осуществлять полный контроль над дорогостоящим оборудованием внутри предприятия, компания "Навигационные решения" предоставит эффективное программное обеспечение для отслеживания офисных активов. Мы предложим собственную цифровую платформу трекинга и поможем с внедрением системы трекинга в инфраструктуру вашей организации. Для получения дополнительной информации по услуге свяжитесь с нашими сотрудниками по email info@nvgn.ru или заполните форму обратной связи.

FAQ

Что представляет собой система управления офисными активами?

Система представляет собой комплекс оборудования и программного обеспечения, который помогает отслеживать активы в режиме реального времени. С ее помощью можно строить digital-карты, контролировать передвижение любых объектов и предупреждать вынос техники или мебели за пределы офиса.

Почему важно отслеживать активы в офисе?

По статистике, до 75% сотрудников хотя бы однажды воровали у своего работодателя. Отслеживание активов обеспечивает эффективный внутренний контроль персонала и помогает избежать краж дорогостоящей техники.

Какие активы следует отслеживать?

Система позволяет отслеживать любые ценные активы в офисах. С ее помощью можно легко контролировать персональные компьютеры, оргтехнику, мебель, различные устройства и оборудование.